درود بر همراهان عزیز، یکی از بخش‌های اساسی در برنامه‌ریزی و رسیدن به اهداف، اولویت‌بندی وظایف مختلف است. اولویت‌بندی جزو مهارت‌هایی است که دست کم گرفته شده و به ندرت به افراد آموزش داده می‌شود. داشتن برنامه می‌تواند چرخه زمان‌های از دست رفته و استرس مداوم ناشی از عقب ماندن را بشکند. در این مقاله خواهید آموخت که چگونه وظایف را مطابق با زمان و با بالاترین بهره‌وری روزانه اولویت‌بندی کنید؛ همراه ما باشید.
چرا باید وظایف را اولویت‌بندی کنیم؟
اولویت‌بندی وظایف یا مدیریت آنها روشی است که برای سازماندهی وظایف مورد استفاده قرار می‌گیرد. وقتی روی کاری تمرکز می‌کنیم که به توجه فوری ما نیاز دارد، بهتر می‌توان بازدهی را به حداکثر برسانیم. اکنون که دلیل اهمیت این موضوع را روشن نمودیم به چهار روش صحیح برای اولویت‌بندی می‌پردازیم:
4 روش برای اولویت‌بندی وظایف
با استفاده از این تکنیک‌های قدرتمند قادر خواهید بود تمامی وظایف خود را به اتمام برسانید و میان کار و زندگی خود تعادل ایجاد کنید:
-
یک: روش ABCDE
سه حرف اول (ABC) سلسله مراتب وظایف مهم را نمایش می‌دهد. کار “A” مهمترین مورد در لیست شما است، بنابراین ابتدا آن را باید انجام دهید. متخصصان به این رویکرد تحت عنوان «قورباغه‌ات را قورت بده» اشاره می‌کنند. وظایف «B» و «C» سطح پایین‌تری از اهمیت را نشان می‌دهند و تنها پس از تکمیل کار با بالاترین اولویت می‌توانند شروع شوند. “D” مخفف کارهای مهمی است که می‌توانید به دیگران واگذار کنید، در حالی که وظایف “E” را می‌توانید به طور کلی حذف کنید.
-
دو: ماتریس آیزنهاور
نام این روش اولویت‌بندی از رئیس‌جمهور ایالات متحده، دوایت دی.آیزنهاور گرفته شده است که در طول کار طولانی‌مدت خود در خدمات عمومی، تصمیمات سخت بسیاری گرفت. استفان کاوی (نویسنده) از آیزنهاور الهام گرفت تا ماتریس آیزنهاور را ایجاد کند، یک چارچوب اولویت‌بندی شامل مربعی با چهار ربع که می‌تواند به عنوان راهی برای اولویت‌بندی وظایف مهم و حذف اتلاف وقت و تعلل باشد. مشابه روش اولویت‌بندی ABCDE، ماتریس آیزنهاور وظایف روزانه را در چهار ربع با برچسب‌های «انجام دادن»، «تصمیم‌گیری یا برنامه‌ریزی کردن»، «محول کردن» و «حذف» سازماندهی می‌کند.
-
سه: روش مَستر لیست
این رویکرد تیم محور یک لیست مشترک از اهداف کوتاه مدت و بلند مدت ارائه می‌دهد. هر یک از اعضای تیم برای انجام کارها بر اساس ماتریسِ اولویتِ تعیین شده خود، تلاش خواهند کرد. رهبر تیم می‌تواند تا زمان به اتمام رسیدن ددلاین وظایف، پیشرفت و معیارهای خاص را از این طریق پیگیری کند.
-
چهار: اصل پارتو
در سال 1896، ویلفردو پارتو، اقتصاددان ایتالیایی، اصل پارتو را توسعه داد که امروزه مردم آن را قانون 80/20 یا قانون vital few نیز می‌نامند. اصل پارتو بیان می‌کند که بیست درصد ورودی‌ها منجر به هشتاد درصد نتایج می‌شوند و عکس آن نیز صادق است. از نظر اولویت‌بندی وظایف، می‌توانید استدلال کنید که بیست درصد تلاش شما (اگر روی کار با بالاترین اولویت تمرکز کنید)، هشتاد درصد نتیجه به همراه خواهد داشت. به عبارت دیگر، بیست درصد از مهمترین وظایف شما باید هشتاد درصد از کل زمان روزانه شما را تشکیل دهند.
نکاتی برای مدیریت بهتر زمان
استفاده از یک یا چند مورد از این نکات برای مدیریت زمان و سازماندهی وظایف کمک‌کننده خواهد بود:
- از زیادروی در قبول وظایف بپرهیزید: محدودیت‌ها، نقاط قوت و ضعف خود را درک کنید. اگر در محیط‌های کاری خسته شده‌اید، باید موضوع را با مدیر یا سایر اعضای تیم در میان بگذارید. شما می‌توانید برخی از وظایف را به دیگران محول کرده یا آنها را مودبانه رد کنید.
- از نحوه گذراندن زمان، یادداشت بردارید. یک روش امتحان شده و واقعی برای یادگیری نحوه‌ی مدیریت بهتر زمان، این است که شروع به یادداشت‌برداری کنید و هر کاری را که انجام می‌دهید (در محل کار یا زندگی شخصی) دنبال کنید تا مشخص شود چه مقدار از زمان خود را صرف کارهای دارای اولویت می‌کنید. با تمرکز و پیگیریِ دقیقِ عملکردِ خود، احتمالاً متوجه خواهید شد که می‌توانید کارهای با اولویت بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید.
- موانع تمرکز و آرامش را در برنامه روزانه‌ی خود فهرست کنید. در سال 1926، هنری فورد (تاجر) ثابت کرد که پس از اینکه یک نفر چهل ساعت در هفته کار کند، تولید و بازگشت سرمایه شروع به کاهش می‌کند. این قانون کاهش بازده، زمانی که شخصی بدون استراحت یا صرف غذا در طول روز کار می‌کند یا مطالعه می‌کند اثر مشابهی دارد. یک برنامه کارآمد شامل چهل و پنج دقیقه کار متمرکز و پانزده دقیقه بازیابی فکری است. فکر خوبیست که در مدت زمان کار متمرکز تمام اعلان‌های غیرضروری موبایل یا کامپیوتر خود را بی‌صدا کنید و هرگونه مزاحمت دیگری را که ممکن است باعث به تعویق انداختن کارتان شود، به حداقل برسانید.
نمونه‌‌ی برنامه‌ریزی به کمک اولویت‌بندی
ابتدا باید تمامی وظایف را فهرست کنید و مطمئن شوید که کارهای بزرگتر را به وظایف فرعی و کوچک‌تر تقسیم کرده‌اید تا فشار کمتری احساس کنید. پس از جمع‌آوری و فهرست‌بندی وظایف باید اطلاعات بیشتری مانند: مدت زمان تکمیل هر کدام، سطح اهمیت یا فوریت و زمان سررسید آنها اضافه کنید.
زمانیکه وظایف را فهرست می‌کنیم، می‌توانیم نمای کلی از کارهایی که باید انجام شوند را مشاهده کنیم و متوجه شویم که با چه مقدار کار برای مدیریت زمان سر و کار داریم. با سازماندهی وظایف بهتر می‌توانید تصمیم بگیرید:
اکنون چه باید کرد (مهم و فوری)
آنچه باید برای آن برنامه‌ریزی کنید (مهم اما نه فوری)
آنچه ممکن است بتوانید به عهده شخص دیگر بگذارید (مهم نیست اما فوری)
آنچه را که احتمالاً می‌توانید حذف کنید (مهم نیست و فوری نیست)
سپس با تقسیم وظایف به یکی از این چهار دسته، اولویت‌های شما مشخص می‌شود و طبق اهمیت آنها برنامه‌ریزی می‌کنید.
Source
masterclass.com /asana.com /teamwork.com
